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Politique de Confidentialité

Politique globale de traitement des données personnelles

Dernière mise à jour: 14 avril 2020

BCD Travel Services B.V., qui agit en tant que responsable du traitement de vos données personnelles lorsqu’elles sont traitées par les entités BCD Meetings & Events et BCD Travel qui fournissent des services de réunions et d’événements (« BCD M&E », « nous », « notre », ou « nos »), respecte votre vie privée et s’engage à se conformer à cette politique, qui décrit la manière dont nous, en tant que société de gestion de réunions et d’événements et de services connexes, collectons et utilisons les données personnelles que vous, la société dont vous êtes employé ou qui participe à des réunions et des événements au nom de (« Société »), ou des tiers nous fournissent.

Cette Politique décrit les données personnelles que nous recueillons à votre sujet, la manière dont nous les recueillons, la manière dont nous les utilisons, avec qui nous pouvons les partager et quels choix vous avez concernant l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles. Nous décrivons également les mesures que nous prenons pour protéger la sécurité de vos données personnelles et comment vous pouvez nous contacter.

La présente Politique s’applique aux services de gestion de réunions et événements d’affaires et services connexes gérés par BCD M&E, par exemple aux services d’incitation (connu sous le nom d’incentive), de loisirs et de services sportifs qui peuvent vous être fournis, y compris les services connexes sur les sites Web et applications de BCD M&E qui affichent la présente Politique ou y sont liés (ci-après, collectivement, les « Services »). Si vous recevez également nos services de voyage fournis par BCD Travel et / ou nos services de conseil en voyages d’affaires fournis par Advito LLC, vous pouvez consulter leurs politiques sur leurs sites Web respectifs (www.bcdtravel.com, https://www.advito.com).

Nous vous encourageons à lire attentivement cette Politique dans son intégralité étant donné qu’elle concerne vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles. En tant qu’utilisateur de nos Services, vous comprenez et acceptez que nous collectons, utilisons, conservons et divulguons vos données personnelles conformément à la présente Politique.

Nos pratiques en matière de traitement des données personnelles varient selon les pays où nous exerçons nos activités, afin de refléter les exigences légales locales. BCD M&E se conforme aux lois applicables en matière de protection des données dans les juridictions dans lesquelles elle opère le traitement des données personnelles.

Veuillez noter que cette politique s’applique uniquement lorsque nous traitons des données personnelles vous concernant en tant que responsable du traitement. Nous traitons les données à caractère personnel en tant que responsable du traitement lorsque nous fournissons : (i) des services par le biais des applications de BCD M&E, (ii) des réservations de vol et des services associés, et (iii) des services de conseil. Elle ne s’applique pas aux services pour lesquels nous traitons des données personnelles en tant que sous-traitant pour le compte d’un responsable du traitement. Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant, la politique de confidentialité du responsable du traitement concerné s’applique.

Quelles sont les données personnelles collectées par BCD M&E ?

Dans le cadre de la fourniture de ses Services, BCD M&E peut collecter, utiliser, stocker et divulguer des données personnelles. Les données personnelles sont toutes les informations pouvant être utilisées pour vous identifier ou auxquelles nous pouvons vous lier. Lorsque vous utilisez nos Services, en tant que participant ou utilisateur des Services, vous pouvez être amené à fournir certaines données personnelles, telles que :

  • Noms et informations de contact (téléphone mobile professionnel et personnel, téléphone du domicile, fax, adresse électronique, adresse postale);
  • Noms et informations sur les personnes ayant procédé à la réservation d’événements (« Bookers ») et les contacts d’urgence;
  • Préférences du participant et détails des voyages / réunions (ex : itinéraires, classe de voyage, préférences en matière de sièges, données de programme de fidélité, préférences en matière de repas, données sur les membres de programme fidélité et leurs préférences pour les transports terrestres et hôtels, demandes d’arrangement particulier, autres données personnelles que vous avez fournies volontairement via vos profils, enquêtes ou autres demandes) ;
  • Documents de voyage (ex : passeport / visa / identifiant national / numéro de permis de conduire, numéro TSA, citoyenneté, date de naissance, sexe) ;
  • Données de paiement (cartes de crédit professionnelles / personnelles) et informations bancaires ; et
  • Identifiants de connexion, identifiants utilisateur, identifiants d’employé, adresses IP et informations de navigation.

Si vous soumettez des données personnelles relatives à d’autres personnes en relation avec les Services (ex : si vous effectuez une réservation pour une autre personne ou fournissez un contact d’urgence), vous déclarez que vous en avez l’autorité et que vous les avez informés que nous collecterons, utiliserons, stockerons et divulguerons ces données personnelles conformément à la présente Politique.

Comment BCD M&E collecte-t-elle les données personnelles ?

BCD M&E collecte des données personnelles :

  • Directement auprès de vous lorsque vous accédez à diverses parties de nos Services, y compris lorsque vous communiquez avec nous par courrier électronique ou par un autre moyen ;
  • À partir d’autres sources, par exemple, votre Société et des tiers liés à celle-ci qui pourraient nous envoyer vos données personnelles en votre nom ou au nom de votre Société; et
  • À partir du réseau de sites Web et d’applications accessibles ou utilisés par nos Services et notre société, y compris des prestataires tiers (tels que compagnies aériennes, hôtels, fournisseurs de cartes de paiement) et les sociétés qui nous sont apparentées, filiales, succursales, coentreprises, partenaires, sous-traitants et agents. Cela inclut les données personnelles que nous collectons automatiquement via nos sites Web et applications, par exemple en utilisant des cookies et des technologies similaires.

Comment BCD M&E utilise-t-elle les données personnelles et sur quelles bases légales ?

BCD M&E collecte et utilise vos données personnelles à des finalités déterminées, explicites et légitimes, telles que décrites dans la présente Politique, et ne traite pas ultérieurement vos données à caractère personnel d’une manière incompatible avec ces finalités.

BCD M&E utilise des données personnelles pour :

  1. Fournir ses Services et remplir ses obligations vis-à-vis de votre Société et ses participants (ex : gestion de réunions et d’événements, effectuer et gérer les réservations de réunions, aider à gérer les voyages ainsi que la réunion, fournir des rapports et des analyses basés sur les services, fournir des avis concernant votre compte et les services, vous informer des mises à jour de nos sites web et applications et des autres changements apportés à nos produits ou services).
  2. Communiquer avec vous via différents canaux multimédia (ex : par courrier électronique, courrier postal, par téléphone ou sur les sites Web ou applications de BCD M&E) et pour vous fournir un service client.
  3. Comprendre comment nos sites Web et applications sont utilisés et offrir une expérience personnalisée lorsque vous utilisez nos Services, en fournissant par exemple des éléments interactifs ou personnalisés à nos Services et en vous fournissant un contenu adapté à vos centres d’intérêt (pour plus d’informations, voir la section ci-dessous intitulée « Comment BCD M&E gère-t-elle les demandes de type « Do Not Track » et utilise-t-elle des « Cookies » et autres technologies similaires ? »).
  4. Répondre à une demande que vous ou votre Société a formulée (ex : rapports de réunions/voyages, questions, demandes de réservation ou autres demandes concernant vos données personnelles). La prise de décision automatisée peut être utilisée pour traiter certaines demandes afin de vous fournir, à vous et / ou votre Société, des Services plus fiables et plus rapides (ex : rediriger votre demande vers le service approprié, envoyer des réponses automatiques). Les décisions importantes seront toujours examinées par un employé de BCD M&E.
  5. Vous envoyer des lettres d’information, des courriels de marketing et d’autres informations ou matériels susceptibles de vous intéresser ou de diffuser des publicités personnalisées. Lorsque cela est nécessaire, nous obtiendrons votre consentement avant d’envoyer de tels messages marketing ou d’afficher des publicités personnalisées.
  6. Réaliser des enquêtes (ex : participant, satisfaction de la clientèle) et examiner la qualité et la performance de nos Services aux fins de la satisfaction de la clientèle.
  7. Exécuter nos obligations et exercer vos droits, les nôtres ainsi que ceux de tiers, dans la mesure où nous le jugeons raisonnablement nécessaire (ex : facturation et recouvrement, prévention de la fraude, conformité aux obligations légales, répondre aux procédures judiciaires ou aux demandes des autorités judiciaires et des forces de l’ordre ou d’autres tiers).   

Pour traiter vos données personnelles comme décrit ci-dessus, BCD M&E s’appuie sur les bases légales (licéité) suivantes. Eu égard à la finalité A, nous traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour l’exécution du contrat que nous avons avec votre Société et / ou vous, ce qui nous permet de vous fournir nos Services. Eu égard aux finalités B à F, nous nous fondons sur nos intérêts commerciaux légitimes pour fournir et améliorer nos Services. Pour la finalité G, BCD M&E s’appuie, le cas échéant, sur le respect des obligations légales. Nous comptons sur nos intérêts commerciaux légitimes pour prévenir la fraude et protéger nos droits. Lors de l’utilisation de données personnelles pour servir les intérêts légitimes de BCD M&E ou d’un tiers, BCD M&E mettra toujours en balance vos droits et intérêts dans la protection de vos données personnelles avec les droits et intérêts de BCD M&E ou ceux du tiers.

À qui BCD M&E divulgue-t-elle des données personnelles et pourquoi ?

Les données personnelles peuvent être collectées, partagées, ou divulguées pour les besoins de prestation des Services à :

  • BCD M&E et les sociétés qui y sont liées, sociétés affiliées, filiales, coentreprises, partenaires, sous-traitants et agents lorsque cela est nécessaire pour la réalisation et au soutien des Services, y compris les réservations et l’assistance d’urgence, l’émission de billets, la réponse aux demandes et l’évaluation ou l’offre de promotions.
  • D’autres entreprises que BCD M&E utilise pour soutenir son activité qui fournissent des services auxiliaires (exécution, enquêtes, stockage, analyse statistique, technologie, développement, vérification de solvabilité, le cas échéant).
  • Votre Société à des fins de reporting, audits, suivis et autres finalités liées aux réunions et d’événements, en fonction des besoins de votre Société, y compris ceux de son personnel à qui elle nous demande d’envoyer ou de mettre à disposition des données personnelles.
  • Des prestataires de services tiers auxquels vous, ou votre Société, demandez que nous transmettions des données à caractère personnel (ex : Les sociétés d’application qui fournissent une application pour les événements; les fournisseurs d’enregistrement de congrès; les fournisseurs d’informations de sécurité et de suivi; les autres sociétés de gestion de voyages ou agences d’événements; les sociétés de transfert ou de transport terrestre; les bureaux de congrès, les organisations successeurs).
  • Des prestataires de services tiers chargés d’organiser les arrangements de voyage et de réservations des participants et d’exécuter les Services (systèmes de réservations informatisés (GDS), compagnies aériennes, trains, sociétés de location de voitures et autres sociétés de transport terrestre, hôtels, lignes de croisière, sociétés de gestion de destinations et autres prestataires de services associés aux réunions et voyages à des fins de réservation / billetterie ; autorités de reporting de l’industrie ; fournisseurs d’équipements et de technologies, y compris, sans limitation, fournisseurs d’outils de réservation en ligne, fournisseurs de logiciels d’enregistrement de réunions (y compris prestataires de solutions de gestion d’événements sur site et mobiles), sociétés audiovisuelles, fournisseurs de visas et de passeports, sociétés de cartes de crédit et sociétés de collecte et de traitement des paiements).
  • D’autres tiers, selon les lois applicables, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence, et selon ce que nous estimons raisonnablement nécessaire, pour : (i) se conformer aux lois, aux réglementations ou aux demandes et procédures gouvernementales ou légales ; (ii) identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne qui pourrait enfreindre nos conditions d’utilisation ou nos politiques ou appliquer de toute autre manière nos conditions et nos politiques ; (iii) exécuter les Services correctement ; ou (iv) protéger BCD M&E et ses clients, notamment en cherchant des solutions ou en limitant les dommages pouvant être subis (ex : échanger des informations avec des autres sociétés et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction des risques).

Des sociétés de consolidation de données peuvent également être utilisées par BCD M&E ou votre Société pour créer des rapports et des statistiques à des fins d’analyse comparative ou à d’autres fins connexes, y compris, sans limitation, l’utilisation de données statistiques agrégées pouvant inclure des données acquises auprès de votre Société pour des fins commerciales usuelle dans notre industrie et pour les Services que nous fournissons, mais sans vous identifier, directement ou indirectement, vous ou votre Société .

BCD M&E peut être acquise, fusionner avec une autre société, céder ou liquider ses actifs, acquérir ou acheter d’autres société ou actifs. Dans de telles transactions, les données personnelles sont généralement l’un des actifs commerciaux transférés. En cas d’acquisition, de cession, de liquidation ou de fusion, vos données personnelles et vos informations d’identification non personnelles peuvent être automatiquement cédées par nos soins, à notre seule discrétion, à un tiers, conformément aux lois applicables.

BCD M&E divulgue-t-il des données personnelles au-delà des frontières ?

BCD M&E est une entreprise mondiale qui fournit des Services liés de gestion de réunions et d’événements. Par conséquent, le transfert de vos données personnelles au niveau international est nécessaire pour la fourniture de nos Services. Lorsque vous partagez ou communiquez des données personnelles à des tiers, y compris à des sociétés liées, des sociétés affiliées, des filiales, des coentreprises, des partenaires, des sous-traitants et des agents fournissant des Services et gérant des installations, vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays dotés de lois sur la protection des données prévoyant un niveau de protection moins élevé pour vos données personnelles que votre pays.

Nous transférerons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données, notamment en mettant en place des mécanismes adéquats pour protéger vos données personnelles lors de leur transfert international (ex : Clauses Contractuelles Types, accords de protection des données). Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d’informations sur le transfert international de vos données personnelles ou sur les garanties mises en œuvre, veuillez nous contacter conformément aux dispositions de la présente Politique.

Comment BCD M&E stocke et protège les données personnelles ?

En règle générale, BCD M&E stocke les données personnelles sur ses serveurs gérés en interne (principalement dans l’Espace Economique Européen et aux États-Unis) et chez des fournisseurs de stockage tiers.

BCD M&E applique les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel détenues par BCD M&E sur son réseau et ses systèmes contre les accès, divulgations, destructions et modifications non autorisés. Nous procédons à des examens périodiques de nos mesures de collecte, de stockage, de traitement et de sécurité des données pour vérifier que nous ne recueillons, stockons et traitons que les données à caractère personnel requises pour nos Services et que nous remplissons nos obligations contractuelles. Bien que nous déployions tous les efforts possibles pour protéger l’intégrité et la sécurité de notre réseau et de nos systèmes, nous ne pouvons garantir que nos mesures de sécurité empêcheront les activités illégales ou non autorisées touchant vos données personnelles. Lors de l’utilisation de nos Services, vous devez savoir qu’aucune transmission de données sur Internet ne peut être garantie comme totalement sécurisée. Bien que nous nous efforcions de protéger vos données personnelles, nous ne garantissons pas la sécurité des données et informations que vous nous transmettez par Internet et vous le faites à vos risques et périls.

Afin de protéger vos données personnelles, nous vous demandons de ne pas nous envoyer d’informations de carte de crédit ou d’autres données personnelles sensibles similaires, y compris des catégories particulières de données personnelles, par courrier électronique. Nous vous encourageons également à garder votre mot de passe confidentiel et à ne le divulguer à aucune autre personne. Si vous partagez un ordinateur avec quelqu’un, vous devez vous déconnecter avant de quitter un site Web ou un service afin de protéger l’accès à votre mot de passe et à vos données personnelles des utilisateurs suivants. Veuillez nous avertir immédiatement si vous pensez que votre mot de passe ou l’une de vos données personnelles a été utilisé de à mauvais escient lors de l’utilisation des Services et des applications BCD M&E. Veuillez noter que nous ne vous demanderons jamais de divulguer votre mot de passe ou les informations de votre carte de crédit dans un appel téléphonique ou un courrier électronique spontané.

Combien de temps BCD M&E conserve-t-elle mes données personnelles ?

BCD M&E conserve les données personnelles pendant la période nécessaire au regard des finalités énoncées dans la présente Politique, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi applicable. Lors de la détermination de la durée de conservation des données personnelles, nous prenons en compte la nécessité de ces données pour la fourniture de nos Services, les lois et réglementations applicables, y compris les lois sur la protection des données, ainsi que nos obligations légales. Nous pouvons conserver des archives pour enquêter ou nous défendre contre d’éventuelles poursuites judiciaires. Lorsque la conservation des données personnelles n’est plus nécessaire, les données sont supprimées ou agrégées à des fins d’analyse.

Qu’en est-il des applications BCD M&E ?

BCD M&E met à disposition ses applications en ligne (mobiles et sur le Web) en vue de leur téléchargement à partir de marketplaces. BCD M&E collecte des informations d’utilisation pour améliorer l’application et fournir une expérience meilleure et plus personnalisée. BCD M&E peut suivre des informations sur votre utilisation de nos applications (ex : des statistiques anonymisées sur le nombre quotidien de visiteurs, les demandes quotidiennes d’éléments d’utilisation spécifiques, le suivi des intérêts, le contenu posté, les pays à partir desquels les applications et les Services sont accédés). Nous utilisons exclusivement ces statistiques pour mesurer les activités et pour améliorer ou adapter les Services à votre avantage. Nous pouvons également utiliser Google Analytics ou d’autres outils et méthodes d’analyse pour développer des statistiques d’utilisateurs anonymisées, comme décrit dans notre Politique en matière de cookies (https://www.bcdme.com/cookie-policy/). BCD M&E utilise de telles statistiques pour l’analyse des activités, l’amélioration des Services, la communication des résultats et l’amélioration des produits destinés à votre Société et à d’autres clients et clients potentiels de BCD M&E. Ces statistiques ne contiennent pas de données personnelles et ne peuvent pas être utilisées pour la collecte de données personnelles. Conformément aux conditions d’utilisation des applications, certaines informations vous concernant (notamment votre adresse électronique, vos données d’itinéraire et d’autres informations que vous fournissez volontairement) peuvent être partagées avec des tiers, comme indiqué dans la présente Politique. Veuillez noter que lorsque vous quittez les sites Web et les applications de BCD M&E pour des tiers, notamment des assistants virtuels ou d’autres applications, les politiques de traitement des données des autres sites Web ou applications s’appliquent.

Qu’en est-il des liens vers des sites Web et des services tiers ?

Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites Web tiers. Certains de ces sites Web peuvent vous permettre d’acheter des produits et Services, de vous enregistrer pour recevoir du matériel ou de recevoir de nouvelles mises à jour de produits et Services. Dans de nombreux cas, il peut vous être demandé de fournir des informations de contact telles que vos nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et informations de carte de crédit / débit. Lorsque vous utilisez ces sites Web tiers et / ou fournissez vos données et informations personnelles, la politique de traitement des données personnelles et les conditions de service de ces sites Web sont applicables. Nous vous encourageons à lire attentivement ces politiques sur les sites Web de tiers avant de soumettre vos données personnelles. BCD M&E n’est pas responsable et décline expressément toute responsabilité liée aux actions de tels sites Web, à leur politique de traitement des données personnelles, aux termes et conditions et au contenu de ces sites Web.

Comment BCD M&E gère-t-elle les demandes de type « Do Not Track » et utilise-t-elle des « Cookies » et autres technologies similaires ?

Nous ne nous engageons pas actuellement à répondre aux indicateurs de navigation « Do Not Track » («ne pas être pisté ») des navigateurs concernant les sites Web et les applications BCD M&E. Nous traitons vos données personnelles par le biais de nos sites Web et de nos applications conformément à la présente Politique, quels que soient vos paramètres de suivi.

Nous pouvons collecter automatiquement des informations à l’aide de « Cookies ». Vous pouvez choisir de refuser les cookies dans votre navigateur (veuillez-vous référer au lien « Cookies » ci-dessous). Toutefois, cela peut limiter votre capacité à recevoir tout ou partie de nos Services et / ou, en conséquence, certaines fonctionnalités peuvent ne pas être disponibles ou ne pas fonctionner correctement. Lorsque requis par la loi, BCD M&E obtiendra votre consentement avant de collecter des informations en utilisant des cookies. Des informations supplémentaires sur les « Cookies » et sur leur utilisation par le site Web BCD M&E sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.bcdme.com/cookie-policy/.

Est-ce que BCD M&E collecte des données personnelles sur les enfants ?

BCD M&E ne collecte pas intentionnellement de données personnelles auprès d’enfants. Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas utiliser nos Services pour soumettre des données personnelles les concernant.

Quels sont mes droits concernant mes données personnelles ?

Vous pouvez choisir quelles données personnelles (le cas échéant) vous souhaitez nous fournir. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir certains détails, votre expérience de tout ou partie de nos Services peut en être affectée.

Dans la mesure requise par la loi applicable, vous avez la possibilité d’exercer divers droits afférant à vos données personnelles (ex : accès, correction, suppression, restriction, objection, portabilité, etc.). BCD M&E traitera ces demandes conformément à la loi applicable, y compris dans les délais prescrits par la loi applicable, et pourra, si la loi applicable le permet, exiger des frais administratifs raisonnables pour couvrir les coûts de réponse à une telle demande. Lorsque le traitement est basé sur un consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment si la loi applicable l’y oblige, sans affecter la licéité du traitement sur la base de votre consentement avant votre retrait.

Dans certaines juridictions, en plus de votre acceptation de cette Politique, les lois sur la protection de la vie privée ou des données peuvent nous obliger à obtenir un consentement explicite séparé pour le traitement de vos données à caractère personnel. Votre consentement peut également être implicite dans certaines circonstances, comme le permet la loi en vigueur, notamment lorsque des communications sont nécessaires pour répondre à vos demandes.

Comment puis-je exercer mes droits ou déposer une plainte ?

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits tels qu’ils sont décrits dans la présente Politique, vous (ou, conformément au droit applicable, une personne en votre nom), pouvez soumettre votre demande en cliquant ici.

Si vous avez des questions à propos de cette Politique, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de BCD M&E aux coordonnées suivantes :

 

À l’attention de:                              BCD Travel Services B.V.

Service Juridique / Legal Department

Adresse:                                          Europalaan 300

Ville/Etat/code postal:                   3526 KS Utrecht, Pays-Bas

Email:                                              privacy@bcdtravel.com

 

BCD M&E répondra à votre demande via l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour formuler votre demande, le numéro de téléphone que vous avez enregistré auprès de nous ou que nous avons enregistré pour vous, ou toute autre méthode appropriée. Selon votre demande, nous pouvons examiner la demande avec vous et / ou votre entreprise pour vous aider à résoudre et à répondre à la demande.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute réclamation ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de notre utilisation de vos données personnelles. Si, toutefois, vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre réclamation ou à votre préoccupation, vous avez peut-être le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays (s’il en existe une dans votre pays).

Comment les modifications apportées à cette Politique sont-elles traitées ?

BCD M&E se réserve le droit de réviser, changer ou modifier la présente Politique à tout moment et de quelque manière que ce soit. Lorsque nous publions des modifications dans cette Politique, nous mettons à jour la date de « dernière mise à jour » en haut de cette Politique et nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Politique pour connaître les modifications.