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Política de Privacidade

Última atualização:  9 de abril de 2020 

BCD Travel Services B.V., atua como controladora dos seus dados pessoais quando processados por entidades da BCD Meetings & Events e entidades da BCD Travel Services que prestam serviços de reuniões e eventos (“BCD M&E”, “nós”, “nosso” ou “nos”), respeita a sua privacidade e está comprometida com o cumprimento desta Política, que descreve como nós, como empresa de gestão de reuniões e eventos e serviços relacionados, coletamos e utilizamos os dados pessoais que você, a empresa da qual você é funcionário ou está participando de reuniões e eventos em nome da (“Empresa”), ou terceiros nos fornecem.

Esta Política descreve os dados pessoais que recolhemos sobre si, a forma como os recolhemos, como os utilizamos, com quem os podemos partilhar, e as escolhas que tem relativamente ao uso dos seus dados pessoais. Também descrevemos as medidas que tomamos para proteger a segurança dos seus dados pessoais, e a forma como nos pode contactar.

Esta Política se aplica aos serviços de gestão de reuniões e eventos da BCD M&E e serviços relacionados, como por exemplo, serviços relacionados com incentivos, lazer e esporte, incluindo serviços relacionados nos sites da BCD M&E e nos aplicativos que incluem a presente Política, ou incluem um link para esta Política (adiante designados, coletivamente, por “Serviços”). Se também utilizar os nossos serviços de viagem prestados pela BCD Travel e/ou os nossos serviços de consultoria de viagens de negócios prestados pela Advito LLC, queira por favor consultar as respetivas políticas nos sites destas empresas (www.bcdtravel.com, www.advito.com).

Aconselhamos que leia cuidadosamente esta Política na sua totalidade, pois ela está relacionada com os seus direitos relativamente ao processamento dos seus dados pessoais. Enquanto usuário dos nossos Serviços, você compreende e concorda com a coleta, utilização, armazenamento e divulgação dos seus dados pessoais pela BCD M&E de acordo com esta Política.

As nossas práticas relativas à privacidade variam conforme necessário nos países em que atuamos para refletir os requerimentos locais. Quando tratando de dados pessoais, a BCD M&E cumpre as leis de proteção de dados aplicáveis nas jurisdições em que atua.

Observe que esta Política só se aplica quando processamos dados pessoais sobre você como responsável pelo tratamento*1 dos dados pessoais. Nós processamos dados pessoais como responsável pelo tratamento*1 quando fornecemos: (i) serviços através de aplicativos da BCD M&E, (ii) reservas de vôos e serviços associados, e (iii) serviços de consultoria. Não se aplica a serviços em que processamos dados pessoais como um subcontratante*2 em nome de um responsável pelo processamento*1. Quando formos um subcontratante*2, será aplicada a política de privacidade do responsável pelo tratamento*1 relevante.

Quais dados pessoais são recolhidos pela BCD M&E?

No contexto do fornecimento dos seus Serviços, a BCD M&E pode recolher, usar, armazenar e divulgar dados pessoais. Dados pessoais são quaisquer informações que possam ser usadas para identificá-lo ou que possam estar relacionadas consigo. É possível que lhe sejam solicitados certos dados pessoais enquanto participante ou usuário dos nossos Serviços, tais como:

  • Nomes e dados de contacto (trabalho e casa/telefone celular, fax, e-mail, endereço);
  • Nomes e dados daquele que agenda os eventos e de contactos em caso de emergência;
  • Preferências do participante e dados de viagens/reuniões (p. ex. trajetos, classe de serviço, preferências em termos de assentos, dados relativos a programas de milhagem, preferências alimentares, dados de participação em programas de lealdade de hotéis/localdora de veículos automotores/companhias de transporte ferroviário e outros transportes terrestres, solicitaões especiais quanto a alojamento, outros dados pessoais fornecidos voluntariamente por si através de seus perfis, de pesquisas, ou de quaisquer outros pedidos);
  • Documentos de viagem (por exemplo passaporte/visto/carteira de identidade nacional/número de carta de condução, número de registro no TSA*3, nacionalidade, data de nascimento, sexo);
  • Dados de pagamento (cartões de crédito da empresa/pessoais) e dados bancários; e
  • Dados de login, ID de usuário, ID de funcionários, endereços de PI e dados de navegação.

Se fornecer quaisquer dados pessoais relacionados com outras pessoas no âmbito dos Serviços (por exemplo, se efetuar uma reserva para outro indivíduo, ou se fornecer um contacto de emergência), estará a declarar que tem autoridade para fazê-lo e que informou estes terceiros sobre a coleta, utilização, armazenamento e divulgação destes dados pessoais de acordo com a presente Política.

De que forma a BCD M&E coleta os dados pessoais?

A BCD M&E coleta os dados pessoais:

  • Diretamente através de si, quando aceder a diversas partes dos nossos Serviços, inclusive quando se comunicar conosco por e-mail ou por outros canais;
  • De outras fontes, por exemplo, inclusive da sua Empresa e de terceiros relacionados com a mesma, que nos possam comunicar os seus dados em seu nome ou em nome da sua Empresa; e
  • Da rede de sites e aplicativos acessível pelos nossos Serviços ou pela nossa empresa, ou por eles utilizados, incluindo fornecedores terceiros (por exemplo companhias aéreas, hotéis, provedores de cartões de débito) e as nossas empresas relacionadas com a BCD M&E, as empresas afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados e agentes. Estes dados incluem os dados pessoais automaticamente coletados através dos nossos sites e aplicativos, por exemplo utilizando cookies e tecnologias semelhantes.

Como a BCD M&E utiliza os dados pessoais e em quais bases legais?

A BCD M&E recolhe e utiliza os seus dados pessoais para fins específicos, explícitos e legítimos, conforme descrito na presente Política, não processando os seus dados pessoais de qualquer outra forma que seja incompatível com estas finalidades.

A BCD M&E utiliza os dados pessoais para:

  1. Fornecer os seus Serviços e cumprir as suas obrigações relativamente à sua Empresa e aos participantes (por exemplo, gestão de reuniões e eventos, completar e administrar reservas para reuniões, auxiliar na gestão da viagem e da reunião, fornecer relatórios e análises com base nos Serviços, fornecer avisos sobre sua conta e os Serviços, informá-lo sobre atualizações em nossos sites e aplicativos e outras alterações em nossos produtos ou Serviços).
  2. Comunicar consigo através de diversos canais multimídia (por exemplo, através de e-mail, por correio, telefone ou através dos sites e aplicativos da BCD M&E) e fornecer-lhe serviço ao cliente.
  3. Compreender como os nossos sites e aplicativos são utilizados e proporcionar-lhe uma experiência personalizada ao utilizar os nossos Serviços, como por exemplo fornecendo elementos interativos ou personalizados e fornecendo-lhe conteúdo baseado nos seus interesses (para mais informações, consulte a secção abaixo intitulada “De que forma a BCD M&E lida com pedidos de não rastreio e usa “Cookies” e outras tecnologias semelhantes?”).
  4. Atender a uma solicitação feita por si ou pela sua Empresa (por exemplo relatórios de reunião/viagens, perguntas, pedidos de reserva ou outras solicitações sobre os seus dados pessoais). A automação na tomada de decisões pode ser utilizada para processar solicitações propiciando o fornecimento mais rápido e confiável dos nossos Serviços, para si e para a sua Empresa (por exemplo, reencaminhamento do pedido para o departamento adequado, envio de respostas automáticas). As decisões importantes serão sempre revistas por um funcionário da BCD M&E.
  5. Envio de newsletters, e-mails de marketing, e outras informações ou materiais que o possam interessar, bem como a divulgação de publicidades personalizadas. Sempre que necessário, iremos pedir a sua autorização antes do envio de tais mensagens de marketing e da exibição de publicidades personalizadas.
  6. Organização de pesquisas (p. ex. satisfação do cliente, do participante) e análise da qualidade e desempenho dos nossos Serviços para avaliar a satisfação dos nossos clientes.
  7. Execução das nossas obrigações e defesa dos seus direitos, dos nossos ou dos direitos de terceiros, sempre que o considerarmos razoavelmente necessário (p. ex, faturação e cobrança, prevenção de fraudes, cumprimento de obrigações legais e resposta a procedimentos legais ou pedidos das autoridades legais e competentes ou de outros terceiros).   

Para processar os seus dados pessoais conforme descrito acima, a BCD M&E apoia-se nas seguintes bases legais. Tendo em vista a finalidade A, processamos os seus dados pessoais sempre que necessário para a execução do contrato que temos com a sua Empresa e/ou consigo, permitindo-nos fornecer-lhe os nossos Serviços. Tendo em vista as finalidades B a F, nos apoiamos nos interesses legítimos dos nossos negócios para fornecer e aprimorar os nossos Serviços. Para a finalidade G, a BCD M&E apoia-se no cumprimento das obrigações legais pertinentes. Confiamos nos interesses legítimos dos nossos negócios para prevenir a fraude e para proteger os nossos direitos. Ao usar dados pessoais para atender aos interesses legítimos dos negócios da BCD M&E ou de terceiros, a BCD M&E irá ponderar sempre os seus direitos e interesses na proteção dos seus dados pessoais, vis-a-vis os direitos e interesses da BCD M&E ou de terceiros.

A quem a BCD M&E divulga os dados pessoais, e porquê?

Os dados pessoais podem ser coletados e partilhados ou divulgados conforme necessário para o fornecimento de Serviços a:

  • BCD M&E e as suas empresas relacionadas, afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados, e agentes conforme necessário para fornecer e suportar os Serviços, inclusive reservas e assistência em caso de emergência, emissão de bilhetes, atendimento a solicitações e avaliações ou oferecimento de promoções.
  • Outras empresas às quais a BCD M&E poderá recorrer para suportar os seus negócios e para fornecer Serviços complementares (cumprimento, pesquisas, armazenamento, análises estatísticas, tecnologia, desenvolvimento, análise de crédito (conforme aplicável)).
  • A sua Empresa para relatórios baseados em reuniões e eventos, auditorias, monitoramento e outras finalidades relativas a viagens, conforme necessário para a sua Empresa, incluindo os funcionários a quem nos solicitem enviar ou disponibilizar os dados pessoais.
  • Fornecedores de serviços de terceiros para os quais você ou sua empresa solicita o envio de dados pessoais (por exemplo, empresas de aplicativos, que fornecem aplicativos para um evento; fornecedores de serviços de inscrição em congresso; fornecedores de informações de segurança e rastreamento; outras empresas de gerenciamento de viagens ou agências de eventos; empresas de transferência/transporte terrestre; escritórios de convenções, organizações sucessoras).
  • Terceiros prestadores de serviços para completar as reservas e organização de viagens e participação em reuniões ou eventos, no cumprimento dos Serviços (p. ex. Sistemas de Distribuição Global (SDG), companhias aéreas, ferroviárias, alugel de veículos e outras empresas de transporte terrestre, hotéis, companhias de cruzeiros marítimos, empresas de gestão de destinos, e outros prestadores de serviços relativos a reuniões e viagens para efeito de reserva e emissão de bilhetes, autoridades competentes do sector, fornecedores de equipamentos e tecnologia, incluindo, mas não limitado a, fornecedores de ferramentas de reservas on-line, fornecedores de softwares de registo de eventos (incluindo fornecedores de soluções de gestão de eventos no local e volantes) e empresas de serviços audiovisuais, prestadores de serviços relativos a vistos e passaportes, empresas de cartão de crédito e empresas de cobrança e processamento de pagamentos).
  • Outros terceiros com os quais julguemos ser razoavelmente necessário partilhar os seus dados de acordo com as leis aplicáveis, inclusive leis de fora do seu país de residência, para: (i) cumprir com as leis, regulamentações ou pedidos e processos legais ou governamentais, (ii) identificar, contactar ou propor uma ação legal contra alguém que possa estar a violar ou nossos termos ou políticas de utilização ou a aplicar os nossos termos e políticas da forma errada, (iii) operar os Serviços da forma apropriada, ou (iv) proteger a BCD M&E e aqueles que a empresa serve, incluindo a procura de soluções disponíveis ou para limitar os danos que possam ser sofridos (por exemplo, troca de informações com outras empresas e organizações para fins de proteção contra fraudes e redução de riscos).

A BCD M&E ou a sua Empresa também podem recorrer aos serviços de empresas de consolidação de dados com o objetivo de criar relatórios e estatísticas a ele relacionadas para fins de benchmarking ou outros fins relacionados, incluindo, sem limitação, a utilização de dados estatísticos cumulativos, que podem incorporar dados adquiridos da sua Empresa para fins comerciais comuns habituais no nosso sector e nos Serviços que prestamos, mas sem identificar, direta ou indiretamente, a si ou a sua Empresa.

A BCD M&E pode ser adquirida, fundida com outra empresa, pode vender ou liquidar os seus ativos, adquirir ou comprar outras empresas ou ativos. Nessas transações, os dados pessoais são geralmente um dos ativos comerciais transferidos. No caso de aquisição, venda, liquidação ou fusão, os seus dados pessoais e informações de identificação não pessoais podem ser transferidos automaticamente por nós a terceiros, a nosso critério exclusivo, de acordo com as leis aplicáveis.

A BCD M&E comunica dados pessoais além fronteiras?

A BCD M&E é uma empresa global que fornece serviços relacionados com gestão de eventos e, portanto, a transferência dos seus dados pessoais a nível internacional é crucial para a prestação dos nossos Serviços. Ao compartilhar ou divulgar dados pessoais a outras partes, incluindo empresas, afiliadas, subsidiárias, joint ventures, parceiros, subcontratados e agentes da BCD M&E que prestam serviços e mantêm instalações, os seus dados pessoais podem ser transferidos para países cujas leis de proteção de dados fornecem nível inferior de proteção aos dados pessoais do que o seu país.

A transferência dos seus dados pessoais irá ocorrer de acordo com as leis de proteção de dados aplicáveis, incluindo a existência de mecanismos adequados para proteger os seus dados pessoais quando os mesmos forem transferidos internacionalmente (por exemplo, cláusulas modelo, acordos de proteção de dados). Se tiver dúvidas ou desejar obter mais informações sobre a transferência internacional dos seus dados pessoais ou sobre as salvaguardas implementadas, entre em contacto connosco conforme disposto nesta Política.

De que forma a BCD M&E armazena e protege os dados pessoais?

A BCD M&E geralmente armazena os dados pessoais nos seus servidores, geridos internamente (sobretudo no Espaço Econômico Europeu e nos Estados Unidos) e com prestadores de serviços de armazenamento independentes.

A BCD M&E implementou medidas de segurança técnicas e organizacionais apropriadas para proteger os dados pessoais que a BCD M&E detém na sua rede e sistemas contra o acesso, divulgação, destruição e alteração não autorizados. Realizamos análises periódicas das nossas medidas de coleta, armazenamento, processamento e segurança de dados para verificar se estamos apenas a recolher, armazenar e processar dados pessoais necessários para os nossos Serviços e para cumprir as nossas obrigações contratuais. Embora façamos todos os esforços para proteger a integridade e a segurança da nossa rede e dos nossos sistemas, não podemos garantir, assegurar ou prometer que as nossas medidas de segurança impeçam atividades ilegais ou não autorizadas relacionadas com os seus dados pessoais. Ao utilizar os nossos Serviços, deverá estar consciente que nenhuma transferência de dados pela internet pode ser garantida como sendo totalmente segura. Embora nos esforcemos para proteger os seus dados pessoais, não podemos garantir a segurança de quaisquer dados e informações que você nos possa transmitir pela Internet, e você o faz por sua conta e risco.

Para proteger os seus dados pessoais, pedimos-lhe gentilmente que não nos envie por e-mail quaisquer dados de cartões de crédito ou outros dados pessoais semelhantes que possam ser sensíveis, inclusive categorias especiais de dados pessoais. Também recomendamos que você mantenha a confidencialidade da sua senha e que não a divulgue a nenhuma outra pessoa. Se estiver a partilhar um computador com alguém, efetue o logout antes de sair de um site ou serviço para proteger o acesso à sua senha e dados pessoais dos utilizadores subsequentes. Alerte-nos imediatamente se você acredita que a sua senha ou qualquer dado pessoal foi utilizado incorretamente ao usar os Serviços e aplicativos da BCD M&E. Por favor note que nunca lhe iremos pedir para divulgar a sua senha ou dados de cartão de crédito através de uma chamada telefônica ou e-mail que não tenham sido solicitados.

Durante quanto tempo a BCD M&E conserva os meus dados pessoais?

A BCD M&E armazena os dados pessoais durante o período necessário para cumprir os fins delineados nesta Política, a menos que um período de retenção mais longo seja requerido ou permitido pelas leis aplicáveis. Ao determinar durante quanto tempo é necessário reter os dados pessoais, temos em conta a necessidade de termos os dados pessoais na prestação dos nossos Serviços, as leis e as regulamentações aplicáveis, inclusive as leis de proteção de dados, e as nossas obrigações legais. Poderemos conservar registos para efeitos de investigação ou de defesa contra possíveis reivindicações legais. Quando já não for necessário reter os dados pessoais, os mesmos serão armazenados ou agregados para fins de análise.

E quanto aos aplicativos da BCD M&E?

A BCD M&E disponibiliza os seus aplicativos online (para telefones celulares ou em navegador internet) para descarregamento a partir de diversos provedores. A BCD M&E recolhe dados relacionados com o uso para melhorar o aplicativo e para proporcionar uma experiência melhor e mais personalizada. A BCD M&E pode recolher informações sobre o seu uso dos nossos aplicativos (por exemplo estatísticas anonimizadas sobre o número diário de usuários, os pedidos diários de elementos específicos, rastreio de interesses, quem postou conteúdo, os países a partir dos quais os aplicativos e Serviços são acessados). Usamos essas estatísticas exclusivamente para medir atividades e para melhorar ou adaptar os Serviços em seu benefício. Também podemos usar o Google Analytics ou outras ferramentas e métodos de análise para desenvolver estatísticas anônimas do usuário, conforme descrito na nossa Política de Cookies (https://www.bcdme.com/cookie-policy/). A BCD M&E utiliza essas estatísticas para a análise de atividades, a melhoria dos Serviços, a comunicação de conclusões e para melhorar os produtos para a sua Empresa, para outros clientes e para clientes potenciais da BCD M&E. Essas estatísticas não contêm dados pessoais e não podem ser usadas para a coleta de dados pessoais. De acordo com os termos de uso dos aplicativos, determinadas informações sobre si (que podem incluir o seu endereço de e-mail, dados de itinerário e outras informações fornecidas voluntariamente) podem ser compartilhadas com terceiros, conforme estabelecido nesta Política. Por favor tenha em conta que, uma vez que deixe os sites e aplicativos da BCD M&E para terceiros, incluindo, entre outros, assistentes virtuais ou outros aplicativos, as políticas de privacidade dos outros sites ou aplicativos serão aplicadas.

E no caso de links para sites e serviços de terceiros?

Os nossos Serviços podem conter links para sites de terceiros. Alguns desses sites permitem que compre produtos e serviços, que se inscreva para receber materiais ou receber novas atualizações de produtos e serviços. Em muitos casos, pode-lhe ser solicitado que forneça dados de contacto, como nome, endereço, endereço de email, número de telefone e informações de cartão de crédito/débito. Se você usar esses sites de terceiros e/ou fornecer os seus dados e informações pessoais, a política de privacidade e os termos de serviço desses sites serão aplicáveis. Recomendamos que você leia atentamente essas políticas nos sites de terceiros antes de submeter os seus dados pessoais. A BCD M&E não se responsabiliza e isenta-se expressamente de toda e qualquer responsabilidade relacionada com as ações de tais sites, as suas políticas de privacidade ou os termos e conteúdo de tais sites.

De que forma a BCD M&E lida com pedidos de não rastreio e como usa “Cookies” e outras tecnologias semelhantes?

No momento, não nos comprometemos a responder aos sinais de “não rastrear” provenientes dos navegadores em relação aos sites e aplicativos da BCD M&E. Processamos seus dados pessoais através dos nossos sites e aplicativos de acordo com esta Política, independentemente das suas configurações de rastreamento.

Podemos coletar informações automaticamente através da utilização de “cookies”. Você pode recusar cookies no seu navegador (consulte o link “Cookies” abaixo), no entanto, isso pode limitar sua capacidade de receber alguns ou todos os nossos Serviços e/ou alguns recursos podem não estar disponíveis para si ou podem não funcionar adequadamente como resultado. Onde exigido pela lei aplicável, a BCD M&E obterá o seu consentimento antes de coletar informações usando cookies. Informações adicionais sobre “Cookies” e como o site da BCD M&E os utiliza podem ser encontradas aqui https://www.bcdme.com/cookie-policy/.

A BCD M&E coleta dados pessoais de crianças?

A BCD M&E não coleta conscientemente dados pessoais de crianças. Os indivíduos com idade inferior a 18 anos não deverão utilizar os nossos Serviços e fornecer dados pessoais sobre si mesmos.

Quais são os meus direitos em relação aos meus dados pessoais?

Você pode escolher quais dados pessoais deseja fornecer-nos. No entanto, se você optar por não fornecer certos dados a sua experiência com alguns ou todos os nossos Serviços poderá ser afetada.

Na medida em que exigível pela lei aplicável, você pode exercer vários direitos com relação aos seus dados pessoais (a saber: o acesso, correção, exclusão, restrição, objeção, portabilidade etc.). A BCD M&E irá processar esses pedidos de acordo com a lei aplicável, inclusive no tempo especificado pela lei aplicável e, quando permitido pela lei aplicável, poderá cobrar uma taxa administrativa razoável para cobrir os custos de resposta a qualquer solicitação. Nos casos em que o processamento é baseado no consentimento, você tem o direito de retirar o consentimento a qualquer momento, se exigido pela lei aplicável, sem afetar a legalidade do processamento com base no seu consentimento antes da sua retirada.

Em algumas jurisdições, além de você concordar com esta Política, as leis de privacidade ou proteção de dados podem exigir que obtenhamos um consentimento expresso e separado para o processamento dos seus dados pessoais. O seu consentimento também pode estar implícito em algumas circunstâncias, conforme permitido pela lei aplicável, como quando as comunicações são necessárias para atender às suas solicitações.

Como posso exercer os meus direitos ou apresentar queixas?

Se você deseja exercer algum dos seus direitos, conforme descrito nesta Política, você (ou, de acordo com a lei aplicável, alguém em seu nome), pode enviar sua solicitação clicando aqui.

Se tiver alguma pergunta sobre esta Política, pode contactar o Encarregado de Proteção de Dados da BCD M&E através do seguinte contacto:

 

BCD Travel Services B.V.

Ao cuidado de:                                 Departamento Jurídico

Endereço                                           Europalaan 300

Cidade/Estado/Código Postal:        3526 KS Utrecht, Países Baixos (The Netherlands)

E-mail:                                                privacy@bcdtravel.com

 

A BCD M&E irá responder ao seu pedido através do endereço de e-mail que utilizar para efetuar o seu pedido, do número de telefone que tenha registado conosco ou que tenhamos registado em seu nome, ou por qualquer outra via adequada.  Dependendo do seu pedido, poderemos analisar o pedido consigo e/ou com a sua Empresa para suporte na resolução e resposta ao pedido.

Comprometemo-nos a colaborar consigo para obter uma solução justa para qualquer reclamação ou preocupação que você possa ter sobre o uso dos seus dados pessoais. Se, no entanto, você acreditar que não fomos capazes de ajudar com a sua reclamação ou preocupação, você pode ter o direito de fazer uma reclamação junto à autoridade de proteção de dados do seu país (se exisitir no seu país).

Como são processadas as modificações a esta Política?

A BCD M&E reserva-se o direito de rever, alterar ou modificar esta Política a qualquer momento e de qualquer forma. Sempre que publicarmos alterações a esta Política, atualizaremos a data da “última atualização” na parte superior desta Política. Recomendamos que você verifique regularmente esta Política quanto a alterações.

Notas do Tradutor:

*1 “Responsável pelo Tratamento”, em Portugal, conforme o Regulamento (UE) 2016/679 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados); e “Controlador”, no Brasil, conforme a Lei 13.709/2018, alterada pela Lei 13.853/2019 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)

*2 “Subcontratante”, em Portugal, conforme o Regulamento (UE) 2016/679 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados); e “Operador”, no Brasil, conforme a Lei 13.709/2018, alterada pela Lei 13.853/2019 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)

*3 TSA significa “Transportation Safety Administration” ou Administração de Segurança do Transporte, órgão dos EUA