Contact
Privacidad

Política global de privacidad

Última actualización: 14 de abril de 2020

BCD Travel Services BV compañía matriz de todas las entidades de BCD Meetings & Events y las entidades de BCD Travel que brindan servicios de reuniones y eventos («BCD M&E», «nosotros», «nuestro» o «nos»), actúa como controlador de sus datos personales, respeta su privacidad y se compromete a cumplir con esta Política, que describe cómo nosotros, como empresa de gestión de reuniones y eventos y servicios relacionados, recopilamos y usamos los datos personales de los que usted, la empresa de la que es empleado o de lo contrario asisten a reuniones y eventos en nombre de («Compañía») o terceros nos proporcionan.

Esta Política describe qué datos personales recopilamos sobre usted, cómo los recopilamos, cómo los utilizamos, con quién podemos compartirlos y qué opciones tiene con respecto a nuestro uso de sus datos personales. También describimos las medidas que tomamos para proteger la seguridad de sus datos personales y cómo contactarnos.

Esta Política se aplica a las reuniones y eventos de BCD M&E y servicios relacionados, por ejemplo. servicios de incentivos, ocio y deporte que se le pueden proporcionar, incluidos los servicios relacionados en los sitios web de BCD M&E y las aplicaciones que muestran o enlazan a esta Política (en adelante, los «Servicios»). Si también recibe nuestros servicios de viaje proporcionados por BCD Travel y / o nuestros servicios de consultoría de viajes de negocios proporcionados por Advito LLC, puede revisar las políticas en el siguiente sitio web (www.bcdtravel.com, https://www.advito.com)

Le recomendamos que lea esta Política detenidamente y en su totalidad, ya que se relaciona con sus derechos con respecto al procesamiento de sus datos personales. Como usuario de nuestros Servicios, usted comprende y acepta que recopilamos, usamos, almacenamos y divulgamos sus datos personales de acuerdo con esta Política.

Nuestras prácticas de privacidad varían según los países donde operamos para reflejar los requisitos legales locales. BCD M&E cumple con las leyes de protección de datos aplicables en las jurisdicciones en las que opera en el manejo de datos personales.

Tenga en cuenta que esta Política solo se aplica cuando procesamos datos personales sobre usted como controlador. Procesamos datos personales como controlador al proporcionar: (i) servicios a través de aplicaciones BCD M&E, (ii) reservas de vuelos y servicios asociados, y (iii) servicios de consultoría. No se aplica a los servicios en los que procesamos datos personales como procesador en nombre de un controlador. Cuando somos un procesador, se aplicará la política de privacidad del controlador correspondiente.

¿Qué datos personales recopila BCD M&E?

En el curso de la prestación de Servicios, BCD M&E puede recopilar, usar, almacenar y divulgar datos personales. Los datos personales son cualquier información que pueda usarse para identificarlo o que pueda vincularle. Se le puede solicitar a usted, como asistente o usuario de los Servicios, que proporcione ciertos datos personales cuando utiliza nuestros Servicios, tales como:

  • Nombres e información de contacto (trabajo y casa / teléfono móvil, fax, correo electrónico, dirección);
  • Reserva de eventos y nombres e información de contactos de emergencia;
  • Preferencias de los asistentes y detalles del viaje / reunión (por ejemplo, rutas, clase de servicio, preferencias de asiento, datos de viajero frecuente, preferencias de comidas, hotel y tren / automóvil y otros datos y preferencias de membresía de transporte terrestre, solicitudes especiales de alojamiento, otros datos personales suministrados voluntariamente por usted a través de sus perfiles, encuestas u otras solicitudes);
  • Documentación de viaje (por ejemplo, pasaporte / visa / identificación nacional / número de licencia de conducir, ciudadanía, fecha de nacimiento, sexo);
  • Datos de pago (tarjetas de crédito corporativas / personales) e información bancaria.
  • Credenciales de inicio de sesión, ID de usuario, ID de empleado, direcciones IP e información de navegación.

Si envía datos personales relacionados con otras personas en relación con los Servicios (por ejemplo, si hace una reserva para otra persona o proporciona un contacto de emergencia), declara que tiene la autoridad para hacerlo y que les ha informado que recopilará, usará, almacenará y divulgará dichos datos personales de acuerdo con esta Política.

¿Cómo recopila BCD M&E datos personales?

BCD M&E recopila datos personales de la siguiente manera:

  • Directamente, cuando usted accede a varias partes de nuestros Servicios, incluso cuando se comunica con nosotros por correo electrónico u otros canales;
  • De otras fuentes, por ejemplo, su Compañía y los terceros de su Compañía que pueden enviarnos datos personales en su nombre o en nombre de su Compañía.
  • Desde la red de sitios web y aplicaciones accesibles a través de nuestros Servicios y nuestra empresa o utilizados por estos, incluidos proveedores externos (por ejemplo, aerolíneas, hoteles, proveedores de tarjetas de pago) y nuestras empresas, afiliados, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas relacionados con BCD M&E y agentes. Esto incluye los datos personales que recopilamos automáticamente a través de nuestros sitios web y aplicaciones, por ejemplo mediante el uso de cookies y tecnologías similares.

¿Cómo utiliza BCD M&E los datos personales y en qué bases legales?

BCD M&E recopila y utiliza sus datos personales para fines específicos, explícitos y legítimos, como se describe en esta Política, y no procesa sus datos personales de manera incompatible con esos fines.

BCD M&E utiliza datos personales para:

  1. Proporcionar servicios y cumplir con las obligaciones acordadas con su Compañía y los asistentes (por ejemplo, gestión de reuniones y eventos, completar y administrar reservas de reuniones, ayudar a gestionar el viaje y la reunión, proporcionar informes y análisis basados ​​en los Servicios, proporcionar avisos sobre su cuenta y los Servicios, informar sobre actualizaciones de nuestros sitios web y aplicaciones y otros cambios en nuestros productos o Servicios).
  2. Comunícarnos con usted a través de varios canales multimedia (por ejemplo, por correo electrónico, correo postal, teléfono o sitios web o aplicaciones de BCD M&E) y para brindarle servicio al cliente.

C. Comprender cómo se usan nuestros sitios web y aplicaciones y brindar una experiencia personalizada a medida que utiliza nuestros Servicios, como al proporcionar elementos interactivos o personalizados en nuestros Servicios y proporcionarle contenido basado en sus intereses (para obtener más información, consulte la Sección a continuación titulado “¿Cómo maneja BCD M&E las solicitudes de“ no rastrear ”y utiliza» Cookies «y otras tecnologías similares?”).D. Cumplir una solicitud realizada por usted o su empresa (por ejemplo, informes basados ​​en reuniones / viajes, preguntas, solicitudes de reserva u otras solicitudes sobre sus datos personales). La toma de decisiones automatizada se puede utilizar para procesar algunas solicitudes para ayudarlo a brindar Servicios más rápidos y confiables a usted y / o su Compañía (por ejemplo, redirigiendo su solicitud al departamento correspondiente, enviando respuestas automáticas). Las decisiones importantes siempre serán revisadas por un empleado de BCD M&E. E. Enviarle boletines informativos, correos electrónicos de marketing y otra información o materiales que puedan interesarle o mostrarle anuncios personalizados. Cuando sea necesario, obtendremos su consentimiento antes de enviar dichos mensajes de marketing o mostrar anuncios personalizados. F.   Realizar encuestas (p. Ej., Asistentes, satisfacción del cliente) y revisar la calidad y el rendimiento de nuestros servicios para fines de satisfacción del cliente.

  1. Cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer sus derechos, los nuestros o los de otros, según lo que consideremos razonablemente necesario (por ejemplo, facturación y cobro, prevención de fraude, cumplir con obligaciones legales y responder a procedimientos legales o solicitudes de autoridades legales y agentes de la ley u otros terceros fiestas).

Para procesar sus datos personales como se describe anteriormente, BCD M&E se basa en las siguientes bases legales. En vista del propósito A, procesamos sus datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento del contrato que tenemos con su Compañía y / o usted, lo que nos permite entregarle nuestros Servicios. En vista del propósito B a F, confiamos en nuestro interés comercial legítimo para proporcionar y mejorar nuestros Servicios. Para el propósito G, BCD M&E se basa, en su caso, en el cumplimiento de las obligaciones legales. Confiamos en nuestro interés comercial legítimo para prevenir el fraude y proteger nuestros derechos. Al utilizar datos personales para servir a BCD M&E o el interés legítimo de un tercero, BCD M&E siempre equilibrará sus derechos e intereses en la protección de sus datos personales contra los derechos e intereses de BCD M&E o los del tercero.

¿A quién divulga BCD M&E datos personales y por qué?

Los datos personales se pueden recopilar y compartir o divulgar según sea necesario para la prestación de Servicios:•     BCD M&E y sus compañías, afiliadas, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes relacionados, según sea necesario para cumplir y respaldar los Servicios, incluidas las reservas y asistencia de emergencia, la emisión de boletos, la respuesta a solicitudes y la evaluación u oferta de promociones.•     Otras empresas que BCD M&E utiliza para respaldar su negocio que brindan servicios auxiliares (por ejemplo, cumplimiento, encuestas, almacenamiento, análisis estadístico, tecnología, desarrollo, verificación de crédito (según corresponda)).•     Su compañía para informes, auditorías, seguimiento y otros fines basados ​​en reuniones y eventos, según sea necesario, incluidos aquellos de su personal a los que solicitan que enviemos o poner a disposición datos personales.·         Los proveedores de servicios externos a los que usted o su Compañía solicitan que enviemos datos personales (por ejemplo, compañías de aplicaciones, que proporcionan una aplicación para eventos; proveedores de registro de congresos; proveedores de información de seguridad y seguimiento; otras compañías de gestión de viajes o agencias de eventos; compañías de transferencia / transporte terrestre; oficinas de convenciones, organizaciones sucesoras).

  • Proveedores de servicios de terceros para completar los arreglos y reservas de viajes y asistentes y cumplir con los Servicios (por ejemplo, Sistemas de Distribución Global (GDS); aerolíneas, trenes, autos de alquiler y otras compañías de transporte terrestre, hoteles, líneas de cruceros, compañías de gestión de destinos y otros relacionados proveedores de reuniones y viajes con fines de reserva / emisión de boletos; autoridades de informes de la industria; proveedores de equipos y tecnología, incluidos, entre otros, proveedores de herramientas de reserva en línea, proveedores de software de registro de reuniones (incluidos proveedores de soluciones de gestión de eventos en el sitio y móviles) y compañías audiovisuales; visa y proveedores de pasaportes; compañías de tarjetas de crédito y compañías de cobro y procesamiento de pagos).
  • Otros terceros, que son razonablemente necesarios de acuerdo con las leyes aplicables, incluidas las leyes fuera de su país de residencia para: (i) Satisfacer las leyes, reglamentos o solicitudes y procesos gubernamentales o legales; (ii) Sdentificar, contactar o iniciar acciones legales contra alguien que pueda estar violando nuestros términos de uso o políticas o de otra manera hacer cumplir nuestros términos y políticas; (iii) Operar los Servicios adecuadamente; o (iv) proteger a BCD M&E y a aquellos a quienes sirve, incluida la búsqueda de soluciones disponibles o limitar los daños que puedan sufrir (por ejemplo, intercambiar información con otras compañías y organizaciones con el fin de proteger contra el fraude y reducir el riesgo).

BCD M&E o su Compañía también pueden usar empresas de consolidación de datos con el propósito de crear informes y estadísticas relacionada con la aplicación de evaluaciones comparativas u otros propósitos relacionados, incluyendo, entre otros, la utilización de datos estadísticos acumulativos, que pueden incorporar datos adquiridos de su Compañía para negocios ordinarios propósitos habituales en nuestra industria y los Servicios que brindamos, pero sin identificar, directa o indirectamente, a usted o su Compañía. BCD M&E puede adquirirse, fusionarse con otro negocio, vender o liquidar sus activos, adquirir o comprar otros negocios o activos. En tales transacciones, los datos personales son generalmente uno de los activos comerciales transferidos. En el caso de una adquisición, venta, liquidación o fusión, sus datos personales y su información de identificación no personal pueden ser automáticamente asignados por nosotros a nuestro exclusivo criterio a un tercero, de acuerdo con las leyes aplicables.

¿BCD M&E divulga datos personales a través de fronteras?

BCD M&E es una compañía global que brinda servicios relacionados con la gestión de eventos y, por lo tanto, la transferencia de sus datos personales a nivel internacional es necesaria para la prestación de nuestros Servicios. Al compartir o divulgar datos personales a otras partes, incluidas las empresas, afiliadas, subsidiarias, empresas conjuntas, socios, subcontratistas y agentes relacionados de BCD M&E que brindan servicios y mantienen instalaciones, sus datos personales pueden transferirse a países con leyes de protección de datos.  Transferiremos sus datos personales de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables, incluido el establecimiento de mecanismos adecuados para proteger sus datos personales cuando se transfieren internacionalmente (por ejemplo, cláusulas modelo, acuerdos de protección de datos). Si tiene preguntas o desea obtener más información sobre la transferencia internacional de sus datos personales o las garantías implementadas, comuníquese con nosotros según lo dispuesto en esta Política.

¿Cómo almacena y protege BCD M&E los datos personales?

Por lo general, BCD M&E almacena datos personales en sus servidores internos (principalmente en el Área Económica Europea y los Estados Unidos) y/o con proveedores de almacenamiento externos. BCD M&E utiliza medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que BCD M&E posee en su red y sistemas contra el acceso, divulgación, destrucción y alteración no autorizados. Llevamos a cabo revisiones periódicas de nuestras medidas de recopilación, almacenamiento, procesamiento y seguridad de datos para verificar que solo estamos recopilando, almacenando y procesando datos personales que se requieren para nuestros Servicios y para cumplir con nuestras obligaciones contractuales. Si bien hacemos todo lo posible para proteger la integridad y la seguridad de nuestra red y sistemas, no podemos garantizar que nuestras medidas de seguridad eviten actividades ilegales o no autorizadas relacionadas con sus datos personales. Al utilizar nuestros Servicios, debe tener en cuenta que no se puede garantizar que la transmisión de datos a través de Internet sea totalmente segura. Aunque nos esforzamos por proteger sus datos personales, no garantizamos la seguridad de los datos y la información que nos transmite por Internet lo hace bajo su propio riesgo. Para proteger sus datos personales, le pedimos amablemente que no nos envíe por correo electrónico la información de la tarjeta de crédito u otros datos personales sensibles similares, incluidas categorías especiales de datos personales. También lo alentamos a mantener su contraseña confidencial y no revelarla a ninguna otra persona. Si está compartiendo una computadora con alguien, debe cerrar sesión antes de abandonar un sitio web o servicio para proteger el acceso a su contraseña y datos personales de los usuarios posteriores. Por favor, avísenos de inmediato si cree que su contraseña o alguno de sus datos personales se ha utilizado incorrectamente mientras utilizaba los servicios y aplicaciones de BCD M&E. Tenga en cuenta que nunca le pediremos que revele su contraseña o información de tarjeta de crédito en una llamada telefónica o correo electrónico no solicitado.

¿Cuánto tiempo conserva BCD M&E mis datos personales?

BCD M&E retiene los datos personales durante el período necesario para cumplir con los propósitos descritos en esta Política, a menos que la ley aplicable exija o permita un período de retención más largo. Al determinar durante cuánto tiempo retener los datos personales, tenemos en cuenta la necesidad de los datos personales para la prestación de nuestros Servicios, las leyes y reglamentos aplicables, incluidas las leyes de protección de datos y nuestras obligaciones legales. Podemos conservar registros para investigar o defendernos contra posibles reclamos legales. Cuando la retención de los datos personales ya no sea necesaria, los datos se eliminarán o agregarán para fines analíticos.

¿Qué pasa con las aplicaciones BCD M&E?

BCD M&E pone a disposición aplicaciones en línea (móviles y basadas en la web) para descargar. BCD M&E recopila información de uso para que podamos mejorar la aplicación y ofrecer una experiencia mejor y más personalizada. BCD M&E puede utilizar la información sobre su uso de nuestras aplicaciones (por ejemplo, estadísticas anónimas sobre el número diario de visitantes, las solicitudes diarias de elementos de uso específicos, el seguimiento del interés, quién ha publicado contenido, los países desde los que se accede a las aplicaciones y los Servicios). Utilizamos estas estadísticas exclusivamente para medir actividades y para mejorar o adaptar los Servicios para su beneficio. También podemos usar Google Analytics u otras herramientas y métodos analíticos para desarrollar estadísticas anónimas de usuarios como se describe en nuestra Política de cookies (https://www.bcdme.com/cookie-policy/). BCD M&E utiliza estas estadísticas para el análisis de actividades, la mejora de los Servicios, la comunicación de hallazgos y mejoras de productos a su Compañía, otros clientes y posibles clientes de BCD M&E. Dichas estadísticas no contienen datos personales y no pueden utilizarse para la recopilación de datos personales. De acuerdo con los términos de uso de las aplicaciones, cierta información sobre usted (que puede incluir su dirección de correo electrónico, datos de itinerario y otra información que proporcione voluntariamente) puede compartirse con terceros como se indica en esta Política. Tenga en cuenta que una vez que abandona los sitios web y aplicaciones de BCD M&E para otros, incluidos, entre otros, asistentes virtuales u otras aplicaciones, se aplicarán las políticas de privacidad de los otros sitios web o aplicaciones.

¿Qué pasa con los enlaces a sitios web y servicios de terceros?

Nuestros servicios pueden contener enlaces a sitios web de terceros. Algunos de estos sitios web pueden permitirle comprar productos y servicios, registrarse para recibir materiales o recibir nuevas actualizaciones de productos y servicios. En muchos casos, se le puede solicitar que proporcione información de contacto como su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono e información de tarjeta de crédito / débito. Si utiliza estos sitios web de terceros y / o proporciona sus datos personales e información, la política de privacidad y los términos de servicio en esos sitios web son aplicables. Le recomendamos que lea detenidamente dichas políticas en sitios web de terceros antes de enviar sus datos personales. BCD M&E no es responsable y renuncia expresamente a toda responsabilidad relacionada con las acciones de dichos sitios web, sus políticas de privacidad o los términos y el contenido de dichos sitios web.

¿Cómo maneja BCD M&E las solicitudes de «no rastrear» , utiliza «Cookies» y otras tecnologías similares?

Actualmente no nos comprometemos a responder a los navegadores «no rastrear» las señales con respecto a los sitios web y aplicaciones de BCD M&E. Procesamos sus datos personales a través de nuestros sitios web y aplicaciones de acuerdo con esta Política, independientemente de su configuración de seguimiento. Podemos recopilar información automáticamente mediante «cookies». Puede optar por rechazar las cookies en su navegador (consulte el enlace «Cookies» a continuación), sin embargo, eso puede limitar su capacidad de recibir algunos o todos nuestros Servicios y / o algunas características pueden no estar disponibles para usted o no funcionar adecuadamente como resultado. Cuando lo exija la ley aplicable, BCD M&E obtendrá su consentimiento antes de recopilar información mediante el uso de cookies. Puede encontrar información adicional sobre «Cookies» y cómo las usa el sitio web de BCD M&E aquí https://www.bcdme.com/cookie-policy/.

¿BCD M&E recopila datos personales de niños?

BCD M&E no recopila a sabiendas datos personales de niños. Las personas menores de 18 años no deben usar nuestros Servicios para enviar datos personales sobre ellos mismos.

¿Cuáles son mis derechos con respecto a mis datos personales?

Puede elegir qué datos personales (si los hay) desea proporcionarnos. Sin embargo, si elige no proporcionar ciertos detalles, su experiencia con algunos o todos nuestros Servicios puede verse afectada.

En la medida requerida por la ley aplicable, tiene la capacidad de ejercer varios derechos con respecto a sus datos personales (es decir, acceso, corrección, borrado, restricción, objeción, portabilidad, etc.). BCD M&E manejará tales solicitudes de acuerdo con la ley aplicable, incluso en el tiempo especificado por la ley aplicable y donde lo permita la ley aplicable, puede cobrar una tarifa administrativa razonable para cubrir los costos de responder a dicha solicitud. Cuando el procesamiento se basa en el consentimiento, tiene derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento si así lo requiere la ley aplicable, sin afectar la legalidad del procesamiento basado en su consentimiento antes de su retiro.

En algunas jurisdicciones, además de aceptar esta Política, las leyes de privacidad o protección de datos pueden requerir que obtengamos un consentimiento expreso por separado para el procesamiento de sus datos personales. Su consentimiento también puede estar implícito en algunas circunstancias, según lo permitido por la ley aplicable, como cuando se requieren comunicaciones para cumplir con sus solicitudes.

¿Cómo puedo ejercer mis derechos o presentar quejas?

Si desea ejercer cualquiera de sus derechos como se describe en esta Política, usted (o, de conformidad con la ley aplicable, alguien en su nombre), puede enviar su solicitud haciendo clic aquí.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, puede comunicarse con el Oficial de Protección de Datos de BCD M&E de la siguiente manera:

 A la atención de: BCD Travel Services B.V.

Departamento legal

Dirección: Europalaan 300Ciudad / Estado / Código postal: 3526 KS Utrecht, Países Bajos

Correo electrónico: privacy@bcdtravel.com

BCD M&E responderá a su solicitud a través de la dirección de correo electrónico que utiliza para ejercer su solicitud, el número de teléfono que se ha registrado con nosotros o que tenemos registrado para usted, o cualquier otro método adecuado. Dependiendo de su solicitud, podemos revisarla con usted y/ o su Compañía para ayudarlo a resolver y responder a la solicitud.

Nos comprometemos a trabajar con usted para obtener una resolución justa de cualquier queja o inquietud que pueda tener sobre nuestro uso de sus datos personales. Sin embargo, si cree que no hemos podido ayudarlo con su inquietud, tiene derecho a presentar un reclamo ante la autoridad de protección de datos. (Aplicable de acuerdo con su país).

¿Cómo se manejan los cambios a esta Política?

BCD M&E se reserva el derecho de revisar, enmendar o modificar esta Política en cualquier momento y de cualquier manera. Cuando publiquemos cambios en esta Política, actualizaremos la fecha de «última actualización» en la parte superior de esta Política y lo alentamos a que revise periódicamente esta Política para ver si hay cambios.