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Nuevas Estrategias de Reuniones: El Futuro de la Planeación del Evento

Conforme nuestra industria se va preparando cautelosamente para los nuevos retos las reuniones y eventos, comenzamos a explorar nuevas formas de abordar el evento. Previamente hablamos sobre los cambios potenciales en la Negociación de Contratos para ayudar a guiar estas conversaciones de ahora en adelante. Nuestros planners están analizando los factores necesarios para llevar a cabo eventos con responsabilidad y seguridad para los invitados. Por favor continúe leyendo para aprender más sobre las futuras consideraciones para las reuniones y eventos post COVID-19.

Futuras Consideraciones para
la PLANEACIÓN UNA REUNIÓN O EVENTO

Sabemos que le futuro de los eventos presenciales será diferente de ahora en adelante y vienen a la mente algunas consideraciones: el protocolo de distanciamiento social, entrega de contenido, innovación tecnológica, consideraciones de salud/bienestar/seguridad, etc. Al planear una reunión o evento, ya sea interna o de cara al cliente, se tendrán expectativas en nombre del invitado, de su organización por llevar esa responsabilidad en sus manos. Cada vez más, se vuelve una responsabilidad compartida entre el líder del evento, el venue y el invitado. Cada venue publicará sus propios protocolos con el mismo interés en cuidar a su staff e invitados durante todo el evento.

Adicional a estos lineamientos, habrá nuevas áreas por integrar:

  • Comience por asegurar que el propósito y objetivo del evento estén alineados. Le ayudará a tener una base sólida cuando deba tomar decisiones en caso de solicitar cambios
  • Considere escalonar horarios y descansos de las sesiones para evitar aglomeraciones entre grupos
  • Monitoree el lugar de origen de los invitados y asegúrese de mantenerlos informados en caso de que les apliquen restricciones de viaje temporales en el lugar y como parte de la logística del evento
  • Asegure que todo viajero internacional esté familiarizado ante los posibles requisitos que el destino establezca para ingresar al País, por ejemplo, algún certificado que confirme que el resultado negativo ante una prueba reciente o cartilla de vacunación vigente
  • Monitoree cualquier cambio en su política de viajes corporativos que pudiera afectar tanto a sus empleados como su hospedaje
  • Asegure que su compañía tenga suficiente EPP (Equipo de Protección Personal), tomando en cuenta los lineamientos actuales, además del plan de entrega y distribución en el lugar del evento. Nota: algunos hoteles podrían llegar a distribuir máscaras de protección a su llegada
  • El Cliente notificará en caso de haber algún invitado con inmunidad vulnerable, además de consultar con un profesional de la salud para obtener orientación adicional
  • Considere tener cierta flexibilidad en su logística pensando en los invitados que podrán tener presencia en el evento y requieran hospedaje, o en aquellos que no puedan acudir sin embargo necesitarán estar presentes y recibir contenido
  • Mantenga una comunicación clara y continua con sus invitados para proveer cualquier tipo de información que pueda ser de utilidad, además de la obligatoria antes de viajar.
  • Solicite a sus invitados que registren los datos de algún contacto de emergencia
  • Establezca el protocolo/acciones que apliquen en sitio junto con el Staff y el hotel, en caso de que  alguien se sienta mal.
  • Localice los hospitales y farmacias más cercanos a su hotel para asegurar que el tiempo de respuesta sea rápido para cualquier persona que presente malestar. Inclúyalo como parte del plan de emergencia del evento.
  • Solicite una reunión con el hotel y el venue para revisar los lineamientos y políticas, para definir por mutuo acuerdo el protocolo final para garantizar la salud y seguridad de los invitados
  • Invite a sus viajeros estadounidenses a registrarse en el programa STEP (Small Traveller Enrollment Program), en caso de viajar internacionalmente para mantenerse actualizados.
  • Familiarícese personalmente con las modificaciones que aplique al recorrido del invitado por el hotel/venue, tales como la toma de temperatura a la llegada, la disminución de contacto con otros, check-in/out, la restricción de ocupantes por elevador, etc.

Es importante estar preparados logísticamente, pero también lo es contar un Plan de Manejo de Crisis. Antes de COVID-19, enfrentábamos otro tipo de situaciones de emergencia que pudieran surgir durante la operación del evento. Así que el manejo de un contagio viral es un protocolo más por agregar al Plan de Comunicación ante una crisis durante el evento.

Las situaciones de emergencia pueden surgir a nivel global, regional o local; implica tomar acciones inmediatas, tener un nivel de respuesta minucioso y una estrategia de comunicación. Si su organización ya cuenta con una estrategia de comunicación ante una crisis, la agencia podrá apegarse al plan. En caso de que su organización no cuente con una, trabaje con una agencia que tenga la capacidad para desarrollar una con usted. Hoy es el momento para crearla.

Uno de los factores clave del plan es poder brindar lineamientos e información de contacto apropiados para los empleados y todos los proveedores. Cada tipo de emergencia requiere un tipo de respuesta diferente, pero en general, una emergencia se define como un incidente que pone en riesgo inmediato la salud, vida, propiedad o ambiente; puede ser también una situación con potencial suficiente para para afectar la salud de los clientes, invitados o staff a corto/largo plazo. El Plan para el Manejo de Crisis debe enfatizar las acciones básicas para dirigir y saber cómo responder ante situaciones de emergencia durante el evento, parte de objetivo es brindar el conocimiento sobre las medidas y pasos a seguir en caso de emergencia. Este plan no es la solución única para todas las emergencias, no pretende reemplazar las instrucciones que dicte el personal oficial de emergencias incluyendo, pero no limitado a la Policía, Bomberos, Militares, representantes oficiales de alguna Agencia de Gobierno y/o staff de seguridad del hotel/venue. La prioridad siempre será la seguridad humana sobre la pérdida de recursos materiales.


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