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Nuevas Estrategias de Reuniones: Gestión de Riesgos e informes

Solo algunas organizaciones, con excepción de las gubernamentales, realmente pudieron concentrarse en la creación de un plan para la pandemia. Algo que COVID-19 ha resaltado es la proactividad y la capacidad de cada organización para reestructurarse, prepararse, accionar rápidamente, pero, sobre todo, para poder sobrevivir a una pandemia global. COVID-19 ha puesto al descubierto mejores prácticas que podrían proyectarse a futuro como medidas de prevención ante otro incidente mundial, sea cual sea su naturaleza.

CONSIDERACIONES POST-PANDEMIA PARA UN
PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO Y GESTIÓN DE RIESGOS

El plan de continuidad de negocio es aquel que le permitirá continuar operando, aunque una parte de su empresa se encuentre afectada. Existen ejemplos tan específicos como una interrupción a corto-plazo que dure unos días u otros más extremos como la pérdida permanente de un edificio. Al contar con un plan de tipo, podrá proteger los servicios de misión-crítica, además de mejorar las oportunidades de su organización para seguir operando, además de permitirle reestablecer los servicios a un nivel funcional lo mejor y antes posible. Es importante que verifique si su compañía ya cuenta con un plan, revisar la frecuencia con que ha sido revisado y actualizado. Le recomendamos realizar una revisión anual, que esté incluida dentro del plan como un lineamiento, junto con los puntos clave para su correcta ejecución.

Los reportes de gestión de riesgos están directamente relacionados con el plan de continuidad de negocio, que al final se convierten en una extensión del mismo.

Tips sobre los informes de gestión de riesgos:

  • Revise los protocolos de seguridad de su compañía y la documentación asociada con el área de eventos, es importante que se retroalimenten constantemente o en tiempo real de ser posible, para mantener el contenido vigente. Una forma práctica para actualizar información puede ser por medio de una integración con Cvent, por medio de una API, alguna otra tecnología de evento o por medio de un formato XML, como estándar mínimo de seguridad, para importar información diaria. En BCD M&E contamos con la experiencia para apoyarle a configurar o restructurar su proceso, además de convertirnos en su aliado para diseñar junto con su departamento de seguridad el método adecuado para intercambio de información de una forma eficiente
  • Revise los protocolos de gestión de riesgos para utilizar la información reportada por si ocurriese un incidente. Esto debe estar claramente documentado en sus procesos de operación estándar, incluyendo el nombre de su proveedor externo, (si aplica) y cualquier número de emergencia de sus viajeros, el cual debe incluirse en las comunicaciones de los asistentes
  • Asegúrese que su TMC esté involucrado en la revisión de datos para que no haya brechas o traslape de  información para cumplir con informes específicos, como nombre del hotel, fechas de entrada y salida. De igual forma debe considerarse la integración de herramientas en línea como opción para automatizar los informes aéreos grupales y consolidar la información de gestión de eventos
  • ¿Cómo asegura que sus empleados viajaron o no? ¿Tiene visibilidad en todos los traslados o sólo aéreo  y tren? Considere reducir los riesgos haciendo obligatorio el registro de sus asistentes para llevar control de datos y que formen parte de sus informes de gestión de riesgos.

Informe General

Con cualquier cambio en su programa de eventos, es importante considerar como esto afectará sus reportes. Debido a que 2020 ha sido un año muy inusual, el análisis de resultados anuales será asimétrico y no proporcionará un historial preciso. Es tiempo de revisar nuestra información nuevamente y ver cómo la usamos dado el comportamiento de 2020.

Considere lo siguiente:

  • Antes de incluir nuevos datos en su tecnología de administración de eventos, revise cómo afectará sus actuales reportes, y si necesita priorizar algunos datos para que pueda modificarlos, por ejemplo: Si está agregando un nuevo MRF o está modificando el actual para incorporar eventos híbridos o virtuales. Si estos ajustes afectan el flujo operativo, realice capacitaciones para garantizar una transición sin problemas
  • Este también es un buen momento para revisar el resultado de sus informes para verificar que está capturando los datos correctos y ajustando los informes y análisis existentes para asegurarse de que está recibiendo los resultados esperados de los reportes que necesita
  • Sugerencia: Para eventos virtuales o híbridos (vivo/virtual), es posible que desee obtener el “número de  asistentes” en dos campos diferentes, uno para asistentes presenciales y otro para asistentes virtuales. Esto ayudará a mantener las métricas de forma correcta para un mejor análisis, tales como gasto por participante, tarifa promedio por habitación, gasto promedio por alimentos.
  • A medida que se revisan los informes, es importante asegurarse que todas las partes involucradas sean consultadas para que cualquier cambio sea considerado por todos. Dependiendo de cómo reciba sus reportes considere involucrar a: su gerente de cuenta de BCD M&E, a su analista de negocio de BCD M&E, su proveedor de tecnología de gestión de reuniones así como las diferentes áreas de su organización que utilicen la información de grupos y eventos de los diferentes reportes que recibe

 


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