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Nuevas Estrategias de Reuniones: El Futuro de la Negociación de Contratos

Como profesionales de la Industria, nuestro trabajo es estar preparados ante cualquier situación, sin embargo, nadie pudo haber imaginado el impacto de la pandemia COVID-19. Hoy, conforme nuestro mundo comienza a recuperarse, debemos comenzar a evaluar nuevos aspectos de los eventos en la actualidad. En BCD Meetings & Events hemos preparado un Kit de Herramientas para fortalecer a nuestro equipo con técnicas para adaptar la planeación del evento. Compartimos así, nuestras recomendaciones sobre la futura Negociación de Contratos.

La Mitigación del Riesgo en el Contrato del evento siempre ha sido una prioridad, pero hoy es más importante todavía ante la pandemia COVID-19, especialmente cuando el mundo comienza a reabrir sus puertas. Las cancelaciones siguen incrementando y exponiendo financieramente a la industria. El Seguro del Evento se ha convertido en tema de tendencia. Es de suma importancia comprender e incluir Cláusulas de Fuerza Mayor, pues se han vuelto indispensables, además de priorizar también la salud y seguridad de tus empleados e invitados, punto crítico, más que nunca ante un contagio viral. Todo ésto debería ser considerado en todo contrato, grande o pequeño, para asegurar que tu compañía y gente estén protegidos. Actualmente existe una lista clara de términos críticos negociables y no negociables tanto del negocio como legales que afectan la estrategia de mitigación de riesgo. Considerando el impacto de la pandemia COVID-19, estamos detallando nuestras recomendaciones para reducir el riesgo en la contratación de eventos futuros.

Importante: compartimos recomendaciones para futuras contrataciones en este artículo. Aclaramos que no es una asesoría legal, ni tampoco un consejo para la ejecución de las Cláusulas de Fuerza Mayor o sobre el manejo de la exposición de la compañía ante COVID-19. Cualquier tema relacionado a las recomendaciones mencionadas a continuación, le pedimos que lo consulte con su área legal.

RECOMENDACIONES PARA MITIGAR RIESGOS
EN EL CONTRATO DE REUNIONES CORPORATIVAS

Reevalúe los documentos contractuales

  • Si tiene un adendum aprobado por el Cliente o un MSA (Master Service Agreement) específico por proveedor, considere pedir a los proveedores que adopten el documento del Cliente en su totalidad para asegurar el negocio. No vincule expresamente ésto con cancelaciones por COVID-19 y de Fuerza Mayor.
  • Revise de nuevo el lenguaje legal del anexo/MSA con su área legal para aprobación de los términos y condiciones. Ésto puede aplicar a cualquier contrato de evento individual actual o futuro.
  • Si usted no cuenta con algún anexo, MSA o programa de hoteles preferidos. ¡Es momento de considerarlo! Tener un programa preferencial con un anexo o MSA le ayuda a mitigar riesgos e incrementar sus ahorros, como resultado.

Considere expandir cláusulas

Realice una revisión de la Cláusulas de Fuerza Mayor, pues podría incluir lenguaje más explícito sobre una pandemia, y fortalecer la protección de su organización. Otras cláusulas que puede considerar son distanciamiento social, alertas de viaje, A&B y seguridad del invitado.

Evalúe opciones para asegurar el Evento

El tema del Seguro del Evento se ha ampliado debido a COVID-19. El seguro especial, conocido como Seguro de Evento por 1 día, te protege de la pérdida financiera durante una reunión o evento único. Puede cubrir gastos por cancelación inesperada o daños a la propiedad ocurridos durante el mismo.

Las cláusulas se deberán evaluar por evento para confirmar el costo-beneficio y protección ante cancelaciones por las restricciones de viaje de COVID-19 o de la industria. El Seguro del Evento protege a los Planners de varios contratiempos, desde la responsabilidad civil hasta una cobertura específica ante una variedad de problemas potenciales.

COBERTURA DE LA PÓLIZA POR TIPO DE EVENTO

Seguro de Responsabilidad Civil

Esta opción cubre bienes asegurados contra pérdidas o daños corporales causados por agentes o empleados. En la mayoría de los casos los venues necesitarán un seguro de eventos especiales no menor a un millón de dólares incluido en la póliza, sin embargo, es posible ampliar la cobertura de tu evento corporativo, siempre y cuando lo confirme con su compañía de seguros/bróker.

Seguro de Responsabilidad Civil por bebidas alcohólicas

Éste ofrece protección en caso de manejo erróneo de bebidas alcohólicas otorgadas a menores, cualquier estatuto u ordenanza, o regulación relacionada a la venta, obsequio, distribución o uso de bebidas alcohólicas.

Seguro por Cancelación

En caso de un evento cancelado, este seguro puede protegerlo ante imprevistos como clima adverso, no-show de proveedores (como un fotógrafo o un proveedor de catering). Normalmente cubrirá la pérdida de anticipos y costos que hayan sido pagados por adelantado. Generalmente lo que ha sido adquirido cuando se reserva el evento.

Seguro de Responsabilidad Civil de vehículos

Esta seguro responde ante reclamaciones por daño corporal o daño a la propiedad de terceros derivados del uso de un vehículo en el evento.

Mantén tus eventos actualizados

Antes de firmar el contrato, consulte el sitio web PAHO, además de revisar los lineamientos de la Organización Mundial de la Salud para tener información actualizada diariamente. También revise los lineamientos de la ciudad o país en donde se realizará el evento, con ello podría ser necesario hacer cambios en las garantías antes de ejecutar el contrato.


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