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¿Cómo Crear un Evento Virtual al Que Los Asistentes Deseen Unirse?

¿Cuántas horas al día gastas en video conferencias?

Si es algo parecido a de una a ocho horas al día, ¡no estás solo! Las video conferencias se han convertido en la solución ideal para mantener conectados a los equipos y organizaciones (además de familia y amigos) durante estos tiempos de aislamiento.

Siguiente pregunta. En una escala de uno a diez (siendo diez el mayor) ¿qué tanto amas estar en reuniones virtuales todo el día?

Si la respuesta es cualquiera menor a diez, sigue leyendo. En la medida que ayudamos a nuestros clientes alrededor del mundo a transformar sus reuniones y eventos en vivo, a reuniones y eventos virtuales, el compromiso es la clave para enfrentar todas las video llamadas, conferencias, eventos virtuales y happy hours en las que sus audiencias están participando todos los días.

¿Cómo crear reuniones virtuales que llamen la atención, comprometan a la audiencia y resalte entre la multitud? Aquí te traemos 7 tips.

¿Cómo Crear un Evento Virtual al Que Los Asistentes Deseen Unirse?

7 TIPS PARA CAUTIVAR UNA AUDIENCIA VIRTUAL

  1. Has de la reunión una reunión planificada

Esto es lo primero que debes hacer para lograr cautivar la audiencia. Una reunión tiene una agenda. Una reunión virtual también. Por ejemplo, la producción de noticias televisadas tiene un ritmo. Hay segmentos de 3 a 5 minutos de duración, los expositores tienen en pantalla un tercio inferior de superposiciones graficas; transiciones animadas, hay un anfitrión quien conduce las diferentes temáticas dando paso a los segmentos. Todos estos elementos ayudan a hacer las reuniones más atractivas y dinámicas. Consejo: Condensa de la manera más concreta posible las presentaciones, involucra a tantos expositores como se pueda y mantén el espectáculo en movimiento.

  1. Se cercano

Necesitamos conexión ahora más que nunca. Sencillo, el toque personal añade mucho a las reuniones virtuales. Cosas como:

  • Usa el nombre de los expositores.
  • Llamar a los asistentes por su nombre durante la presentación.
  • Contar historias personales que ayuden a reforzar el tema y apoye el mensaje transmitido.
  1. Dirígete a los asistentes.

Suena obvio, pero más frecuente de lo que se imagina, como expositores, tendemos a olvidar dirigirnos a los miembros específicos de nuestra audiencia. Es fácil perderse en la presentación de nuestro tema previamente preparado, lo cual es importante, pero no es más importante que crear conexión con la audiencia. A continuación, a lo que nos referimos:

  • Verifique la ubicación de los asistentes como parte de la introducción (“Veo que tenemos nuestro equipo de Latam).
  • Cuente una historia que incluya a uno o más de los asistentes presentes y llámelos por su nombre.
  • Cuente un chiste o use el humor que se refiera a uno o a un grupo de asistentes.
  • Busque la manera de conectarse a través de actitudes modestas, es decir: “Como María puede decir, no soy el mejor usuario de la tecnología”

Reuniones Virtuales: Ideas de Segmentos para una Experiencia Dinámica

  1. Usa las herramientas de las plataformas tecnológicas

Independientemente de la plataforma que se usa (Teams, Zoom, etc.) hay algunas herramientas sencillas y útiles que algunas veces olvidamos aprovechar durante las reuniones virtuales.

  • Preguntas y respuestas en vivo
  • Chat en tiempo real
  • Encuestas y cuestionarios
  • Salas de descanso virtuales
  1. Aumenta las comunicaciones previas al evento.

Una campaña de comunicación fuerte es siempre una buena idea, pero ahora, el contenido previo al evento es mucho más importante. Los eventos virtuales son mucho más cortos que los eventos presenciales, por lo que necesitamos adelantar algunos contenidos y comunicaciones para estar disponibles de antemano. Aquí algunos ejemplos:

  • Enviar las invitaciones iniciales por correo electrónico
  • Enviar encuestas cortas previas al evento (1 a 3 preguntas)
  • Solicitar preguntas con anticipación
  • Hacer que cualquier video, presentación o lectura de contenido, esté disponible previo al evento.
  1. Modere la sección de preguntas y respuestas ¡En serio!

Todos conocemos una persona que siempre tiene preguntas durante la sesión de preguntas y respuestas. Algunas veces, esta persona hace preguntas extensas, realmente extensas. En algunos casos te cuestionas ¿realmente hay una pregunta allí? Esto es por lo cual necesitas un buen moderador de preguntas y respuestas. Alguien que mantenga las cosas en movimiento, ayude a aclarar las preguntas, quien también tiene algunas preguntas previamente planteadas y quien pueda repetirlas si fueron difíciles de escuchar. Sesiones de preguntas y respuestas sin un moderador pueden largas e incomodas. Una sesión de preguntas y respuestas moderada es animada, participativa y aporta textura a una reunión virtual.

  1. Se autentico.

¡Un ser humano real le agrada a todo el mundo!, nadie se deleita por un tipo de conversación corporativa. Hay una diferencia entre ser pulido y ser rígido, usted debe tratar de ser la primera. Especialmente en el entorno actual, necesitamos que nuestros empleados, clientes y demás participantes vean y escuchen a nuestro verdadero yo. Involúcrate en la presentación, de esta manera conectaras con la audiencia mejor que nunca.

 

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