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Weiterentwicklung einer Kundenbeziehung durch Bereitstellung eines erstklassigen Meeting Programms

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The Brief

Vor Programmbeginn lag die Organisation von Veranstaltungen bei einem Netzwerk aus mehr als 700 Einzelpersonen mit über ganz Großbritannien verstreuten Büros. Wir hatten bereits die Ausgabenkonsolidierung in Zusammenarbeit mit dem Kunden verbessert – durch Programme für bevorzugte Veranstaltungsorte und firmenweite Geschäftsbedingungen, doch ging dies noch nicht weit genug. Nach einer Ausschreibung erhielten wir einen weiteren Auftrag und leiteten umgehend die Implementierung eines umfassenden Strategischen Meeting Management Programms ein.

The Solution

BCD M&E handelte ein unternehmensweit einsetzbares, bevorzugtes Meeting-Programm aus, implementierte es und trieb die Prozessrationalisierung sowie zusätzliche Einsparungen voran. Um die Buchungs-Community mit diesem Programm für vom Kunden bevorzugte Veranstaltungsorte und seinen Vorteilen vertraut zu machen, stellten wir unser proprietäres Online-Tool für das Buchungsmanagement bereit. In ihm können die Nutzer auch Erfahrungen über die Veranstaltungsorte teilen, die Kosten verfolgen und Ausgabenberichte generieren.

The Results

Das Ziel, 60 % der Ausgaben auf bevorzugte Veranstaltungsorte zu konzentrieren, wurde erreicht, und der Kunde erhielt bei den ITM Awards eine Auszeichnung für das „Best Strategic Meetings Management Programme“. Unsere seit zehn Jahren bestehende Kundenbeziehung ist nach wie vor ein leuchtendes Beispiel für Best Practices: Erst kürzlich haben wir ein maßgeschneidertes System zum Einladungsmanagement implementiert, das in Kombination mit den Daten der Veranstaltungsorte eine ganzheitliche Sicht auf alle Meeting- und Schulungsaktivitäten bietet.

Wir unterhalten in den Firmenräumen des Kunden ein Team, das jetzt voll in die Ressourcen integriert ist, die allen Mitarbeitern zur Buchung externer Events zur Verfügung stehen.

Dank unseres Teams kann der Kunde Ressourcen und Funktionen je nach den geschäftlichen Erfordernissen flexibel einsetzen. Zugleich stieg die Qualität der Kommunikation und Interaktion mit der Buchungs-Community erheblich.

Heute buchen wir jährlich 80 % der Kundenevents und organisieren die Durchführung von Programmen in Großbritannien, den USA und im asiatisch-pazifischen Raum.

 

  • Buchung von 1.113 Meeting- und Veranstaltungsorten
  • 11 Mio. GBP Ausgaben für externe Veranstaltungsorte
  • 1 Mio. GBP Provisionsboni für den Kunden
  • 650.000 GBP Beschaffungskosten für Veranstaltungsorte
  • 550.000 GBP Nettogewinn für den Kunden