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Jahreskongress des Banken- und Finanzsektors

Maßgeschneiderte Registrierungs- und Hotelbuchungsservices für eine viertägige globale Bankenveranstaltung mit über 8.000 Teilnehmern

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The Brief

Bereits seit 2001 erbringt BCD M&E maßgeschneiderte Registrierungs- und Hotelbuchungsservices für die alljährliche Veranstaltung dieses Kunden. Diese wichtige Kongress-, Ausstellungs- und Networking-Veranstaltung der Finanzbranche zieht jährlich 8.000 C-Level-Besucher sowie über 200 Aussteller an. Schauplatz der Veranstaltung ist jedes Jahr eine andere Stadt und Region.

The Solution

Im Rahmen unserer Leistungen bieten wir dem Kunden eine dedizierte Projektleitung für die gesamte Abwicklung der Veranstaltung an. Dazu gehören eine maßgeschneiderte Website für Buchungen aller Art, ein umfassendes Finanzmanagement, ein professioneller Registrierungsservice, ein exzellenter Kundensupport, eine umfassenden Registrierungslösung vor Ort sowie individuell angepasster Online-Berichte mit Kennzahlen, mit denen der Kunde die Teilnahmeziele der Veranstaltung in Echtzeit überwachen kann.

The Results

Die bis zu 8.000 Teilnehmer profitierten von einem ansprechenden Registrierungsprozess, durch den die Teilnehmerrechnungen zu 99,6 % im Voraus bezahlt wurden und die 4.233 Teilnehmer aufgeteilt in 23 verschiedenen Hotels zu 85% hohe Zufriedenheitswerte meldeten. Weitere erbrachte Leistungen von BCD M&E waren:
  • Vor-Ort-Scanning einschließlich Kontaktmanagement für Aussteller und Scans zur Zutrittskontrolle (Teilnahme, Mittagessen und Abschlussveranstaltung)
  • Umfassende Projektplanung, inklusive monatlichem Zeitplan und Budgetmanagement sowie Kennzahlen zum Kundenservice
  • Kundenservice mit dediziertem Support durch ein umfassend geschultes, kompetentes Team (einschließlich E-Mail- und Telefonsupport)
  • Maßgeschneiderte spezifische Online-Berichte in Echtzeit
  • Onsite-Badging, eine proprietäre Technologie, mit der wir bei Bedarf direkt am Veranstaltungsort Besucherausweise (Badges) drucken können
  • Auslieferung der Badges an die offiziellen Hotels: 2018 konnten über 2.000 Teilnehmer ihren Besucherausweis in ihrem Hotel abholen
  • Implementierung und Integration von Smart Badges mit Bluetooth-Technologie, die die Verfolgung der Teilnehmer ermöglicht und diese während der Veranstaltung durch Kontaktaustausch per E-Mail beim Networking unterstützt. 2018 wurden so 98.000 Kontaktdaten ausgetauscht.
  • Ein Full-Service-Team für sämtliche Leistungsaspekte – vom Projektmanagement über Anfragen zu Ausstellern, Hotels, Besuchern und Finanzen bis hin zu unserem umfassenden Leistungsspektrum vor Ort
  • Durchführung von Umfragen und Datenanalysen nach Veranstaltungsende, um Erkenntnisse aus Besucherprofilen zu gewinnen, Bedürfnisse zu verstehen und Verbesserungen des Veranstaltungserlebnisses zu erarbeiten
  • Maßgeschneiderte Websites mit Single-Sign-On (SSO) für die Registrierung unterschiedlicher Personenkategorien – von Teilnehmern über Vorstände, Vorsitzende, Aussteller und Referenten bis hin zu Mitarbeitern, Pressevertretern und Gästen
  • Integrationen in das IT-Gateway des Kunden für kundenspezifische Sicherheitszwecke
  • Vollständige Online-Abwicklung des Akkreditierungsprozesses, d. h. eines maßgeschneiderten umfassenden Genehmigungs- und Auditprozesses
  • Datenmanagement-Tools, mit denen die Benutzer mit Daten interagieren, Einladungen verschicken, Genehmigungen verwalten und Datensätze aktualisieren können
  • Maßgeschneidertes Ausstellerportal, in dem die Aussteller ihre Teilnahme managen können
  • Konferenzzimmer-Tool, mit dem die Aussteller Konferenzräume online auswählen, buchen und bezahlen können
  • Bereitstellung von Management-Tools und Support für die E-Mail-Kampagne
  • Finanzmanagement, einschließlich Einzug der Teilnehmergebühren per Kreditkarte und Banküberweisung, Anwendung standortspezifischer Mehrwertsteuerregelungen, manuelle Rechnungsstellung und umfassende Monatsberichte für den Finanzabgleich
  • Hotelmanagement-Services (20 Hotels pro Jahr mit über 4.000 Zimmern), einschließlich Kundenservice, Hotelkontakt- und -freigabemanagement, Vor-Ort-Support sowie Berichterstellung und Abgleich nach der Veranstaltung
  • Hotelbuchungssystem für Einzelpersonen und über 70 Gruppen, mit einer auf unterschiedliche Teilnehmertypen und -gruppen abgestimmten Benutzeroberfläche und Buchungsfunktionen
  • Online-Belegungsberichte zu den Hotels, bewährte Hotelmanagement-Methoden und Ausfälle von 0 %